Å lage et slektsstevne

Rett fra et spørsmål til et annet spørsmål. Hvordan arrangere slektsstevne?

Jeg har vært gjest på tre og arrangert to. Alle har foregått omtrent på samme måte som et vanlig selskap. Derfor bruker jeg også de samme punktene som jeg bruker for å lage et selskap.

1. STED
Hvor kan man ha et slikt arrangement? Finnes det en gård i slekten så kan det være et naturlig sted, eventuelt avlegge et besøk som et element i programmet. Hvis mange kommer langveis fra så trengs det overnatting. Man kan forhandle pris med et hotell hvis hele arrangementet legges dit.

2. DATO
Det er ikke så enkelt å velge en dato som passer for alle man ønsker skal komme. Ikke velg periodene med mange konfirmasjoner på vår og høst. Noen familier vil synes at begynnelsen eller slutten av juli vil være helt flott - da kan man legge slektsstevnet inn som en del av ferien. Andre vil ikke like det. Jeg valgte juni for de to slektstevnene jeg arrangerte, og fikk veldig god oppslutning.

Desto lengre unna arrangementsstedet mange i slekten bor, desto tidligere må det gis beskjed om tidspunkt. I våre dager er det enkelt å opprette en Facebookgruppe og invitere alle inn der. Da kan de holdes oppdatert også gjennom hele planleggingen. De som ikke er på FB må selvsagt få informasjon på annen måte.

3. TIDSPUNKT
Skal det inviteres til middag? Til lunsj? Skal arrangementet gå over flere dager? Jeg har vært med på et slektsstevne over en hel helg. Det var veldig hyggelig. Vi møttes ganske tidlig på lørdag formiddag for registrering og formiddagsmat på hotellet. Så var det besøk på kirkegården for å legge ned blomster på graven. Besøk på gården. Deretter var det middag på hotellet. Dagen etter var det tur til sætra.

Jeg har invitert til kaffe kl 15.00. Vi hadde strålende vær begge gangene og vi kunne sitte i hagen. Så har vi hatt mer mat i 18-tiden.


4. GJESTER/DELTAKERE
Hvem skal vi invitere er ofte spørsmålet når man skal ha et vanlig selskap. Og man kan stille det samme spørsmålet når det planlegges et slektsstevne. Hvordan skal man avgrense? Hvem skal man ta utgangspunkt i?

Jeg tok utgangspunkt i mine oldeforeldre. De som bodde her på gården ble født på 1850-tallet og det ville dreie seg om 3-4 generasjoner med nålevende slekt. For slektstevnet i 2010 var det totale målgruppen på ca 400 personer, men svært mange av dem bor i USA. Jeg var derfor veldig fornøyd med de 119 vi ble.

5. MAT
Noen slekter jeg kjenner tar med seg kaker til kakebord og egen mat til grilling. Man kan bestille mat fra catering, eller fordele forberedelsene på noen. For meg ar det helt naturlig å ta ansvaret for det selv, og har kjøkken med plass til det og alt utstyret.

6. SERVISE
Hvis man legger arrangementet til et serveringssted så trenger man ikke tenke på dette punktet, men i det man skal til en gård eller sæter må man planlegge dette. Hva skal vi spise av? Noen ganger er det helt greit med et pappkurs. Andre ganger blir det mye bedre med en ordentlig tallerken.






7. ARBEIDSFORDELING
Man må ha noen å planlegge sammen med og fordele arbeidet på både før, under og etter slektsstevnet. De viktigste punktene er:
Invitasjon, påmelding, betaling, deltakerkontakt
Avtaler med arrangementsstedet/mat
Andre avtaler (kirkegård, buss, gårdsbesøk, fotografering)
Underholdning: musikk, taler under middagen
Praktiske oppgaver under og etter avhengig av om hvor slektsstevnet arrangeres

Jeg håper at punktene over vil være nyttige hvis noen nå lurer på om de vil sette slekten i stevne neste år eller året etter. Ikke vent for lenge er mitt råd.

8. HENSIKTEN MED SLEKTSSTEVNET
Dette er viktig å avklare . Er det for å samle slekten for at de yngste skal møte hverandre og bli kjent? Og for at de eldre skal få gjenoppfrisket gamle minner? Eller ønsker man å la slekten ta del i alle de opplysningene man har funnet etter timevis med leting?

Til begge slektstevnene her på gården hadde jeg laget et slekstshefte. Disse bøkene består av to deler. Først en fortelling om slekten med utgangspunkt i mine oldeforeldre. Jeg har satt inn bilder, avisartikler, kopier av kirkebøker for å gjøre teksten mer levende. Den andre delen er en ren personalia liste. Måten den er bygd opp på beskrives her. Jeg har også tatt med en diagram som viser slekten i opptil 6 ledd bakover fra mine oldeforeldre.





På det ene slektsstevnet lagde jeg en liten fotoutstilling i kjelleren.

   


Man kan også lage en PowerPoint presentasjon, men jeg holdt en ganske kort tale under middagen. For alle fikk utdelt slektsheftet.



Alle fikk dessuten en deltakerliste og navneskilt. Når det gjelder navneskiltet synes jeg at jeg fant på en veldig god løsning.

Jeg laminerte små navnelapper og festet en sikkerhetsnål i hullet jeg lagde.

Navneskiltet viste ikke bare navnet, men ga også informasjon om hvor i slekten personen hørte til.
Se eks under.





















9. FOTOGRAFERING

Sett er par personer på den saken. Tenk gjennom på forhånd hva som skal fotograferes. Vi har i tillegg til det store gruppebildet også bilder fra hele dagen: når alle kom, kaffen og mingling (veldig hyggelig når noen hilser på gamle kjente), fra aktiviteter og fra bordsetet.

Bildene har jeg senere lagt ut på den tidligere nevnte Facebookgruppen (kun for inviterte selvsagt) og det har blitt møtt med glede fra deltakerne.



10. PRIS/BUDSJETT
Før invitasjonene sendes ut må man bestemme hva dette skal koste per person. Det er viktig å ta med alle kostnader som porto og trykking.